Vale a pena automatizar faturas?

A tecnologia tem proporcionado diversos ganhos para as empresas, tornando as operações mais ágeis e eficientes, o que se reflete em melhores resultados em toda estrutura do negócio.

Quem lida diretamente com consumidores, oferecendo ou comercializando produtos, certamente utiliza o serviço de faturamento para validar os valores cobrados e permitir o pagamento da dívida. 

Esse serviço, no entanto, pode ser um tanto trabalhoso se o volume de faturas for muito grande, dificuldade enfrentada por diversas companhias. E é assim que a tecnologia entra para ajudar: automatizando esse processo é possível torná-lo mais eficiente e menos trabalhoso.

Por isso, automatizar tarefas como essa proporciona diversos benefícios como disparo mais rápido, ganho de produção, acompanhamento mais assertivo, entre outros.

Pensando em esclarecer as dúvidas que possam surgir sobre o assunto, desenvolvemos este conteúdo para te ajudar a entender melhor as funcionalidades da automação de faturas, para que assim, possa identificar se a automação de faturas é uma boa opção para sua empresa. 

O que é automação de faturas?

A automação nada mais é do que empregar métodos, recursos tecnológicos e procedimentos para agilizar processos e aumentar a eficiência das empresas, apostando na redução da interferência humana em relação a tarefas que, a princípio, seriam manuais.

Isso também pode ser feito em relação às faturas que são produzidas e disparadas mensalmente, a partir de sistemas que são capazes de não só fazer a emissão automática, mas personalizar os documentos com informações customizadas a cada pessoa. 

Além disso, a empresa que passa a contar com a automatização de faturas, tem os dados sempre à disposição, podendo monitorar e acompanhar todas as etapas do processo, sempre que se fizer necessário.

Quais as vantagens de investir em sistemas para automatizar a geração de faturas?

Para começar, em um mercado de alta competitividade e clientes cada vez mais exigentes, empresas que passam a ter processos mais ágeis, fluidos e acessíveis estão à frente da concorrência. Isso inclui também o processamento e envio de faturas. Outros benefícios são:

– customização dos documentos, melhorando a comunicação e aumentando a proximidade com clientes;

– envio automatizado e otimizado, pois o público pode receber as faturas na frequência necessária por e-mail, SMS, WhatsApp e outros canais ou sistemas com ajuda de APIs;

– impressão de faturas, quando necessário, em formato otimizado para reduzir custos com os Correios;

– armazenamento de documentos por período pré-definido;

– relatórios completos sobre o recebimentos das faturas e possibilidade de envio de mensagens para lembrar clientes a respeito dos vencimentos;

– possibilidade de análise dos dados obtidos pelos sistemas para melhorar a estratégia do envio e aumentar as chances de pagamento;

– otimização da experiência do cliente, que passa a receber as faturas de forma mais rápida e personalizada;

– integração com outras plataformas se utilizando de APIs;

– redução de erros humanos e utilização de colaboradores em tarefas mais estratégicas;

– acesso estratégico às faturas para melhorar a organização e eficiência do setor financeiro e contábil.

Essas são algumas das vantagens da automação de faturas nas empresas, as quais certamente vão de encontro a uma necessidade cada vez maior por agilidade e melhora no desempenho nos diversos setores.

Conheça o case da empresa Sem Parar

Imagem Postblog 3 | faturas

Para tornar ainda mais clara a importância de investir na automação de faturas, trouxemos o case da Sem Parar, líder no setor de pagamentos de estacionamentos, postos de gasolina e rodovias espalhados por todo o Brasil.

Quando a Sem Parar nos procurou, possuíam um sistema de faturas pouco ágil, que precisava ser otimizado. Com um sistema próprio de geração de faturas, a empresa demorava em torno de 10 horas para gerar cerca de 700 mil documentos que, após serem processados, ficavam disponíveis para serem enviados por e-mail ou encaminhadas para uma gráfica.

Além do grande tempo de processamento, outro problema que enfrentavam era a impossibilidade de personalização das faturas. Ainda, o armazenamento dos arquivos das faturas era limitado a apenas dois meses, e não existia uma API de consulta, o que impossibilitava qualquer acesso sistêmico neste período.

Nossa equipe de especialistas analisou o caso e entendeu as necessidades da empresa, e assim, desenvolvemos um sistema que permite a personalização das faturas e o processamento com menos de 1% do tempo usual, sendo integrado a players de ponta como o Heroku, Amazon S3 e Marketing Cloud da Salesforce.

O Sem Parar realizava o faturamento de 1.666 faturas por minuto, com a implantação do sistema novo, a capacidade de processamento passou para  200 mil contas a cada 60 segundos.

A distribuição desses documentos também foi melhorada: o próprio sistema envia as faturas para serem impressas na gráfica – num formato otimizado para que o custo de postagem nos Correios seja reduzido -, as encaminha para os e-mails dos usuários que optaram pela fatura digital e disponibiliza os arquivos para acesso via API.

Como ilustramos até aqui, as vantagens da automação de faturas são diversas e podem ser um verdadeiro diferencial no mercado. Por isso, caso sua empresa precise emitir faturas, invista em um sistema automatizado, dinâmico, rápido e eficiente para te ajudar.

A tecnologia está disponível para ajudar o dia-a-dia das organizações, especialmente na realização de tarefas que podem ser pouco produtivas e demandarem muito tempo de produção.

Se ainda tiver dúvidas sobre o processo de automação de faturas, entre em contato com a gente. Nosso time de especialistas estão preparados para te ajudar nesse processo.

Até mais!!

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