A jornada do cliente não termina quando ele decide comprar o produto ou o serviço. Em muitos casos, para que a venda seja concluída com sucesso, a organização precisa enviar a fatura de forma transparente e ágil.
Diante disso, ter um sistema de geração de faturas eficiente é importante para empresas que desejam melhorar seus resultados, reduzir a inadimplência, otimizar o gerenciamento de caixa e melhorar a satisfação dos clientes.
A ferramenta possibilita a entrega de faturas de maneira rápida, personalizada e otimizada, além de disponibilizar relatórios detalhados sobre o recebimento dos documentos. A questão é: o que é preciso avaliar para escolher o melhor sistema de geração de faturas? Vamos falar sobre isso ao longo deste artigo. Boa leitura!
O que é um sistema de geração de faturas?
É um software desenvolvido para automatizar o cálculo, a geração, o envio e o gerenciamento de faturas. O principal objetivo é tornar o processo mais eficiente para evitar erros que prejudicam o desempenho do time e a satisfação do cliente.
Trata-se de uma ferramenta interessante para garantir que os consumidores realizem o pagamento corretamente e que a empresa tenha recursos para administrar adequadamente o fluxo de caixa.
Sendo assim, o seu processo de implementação precisa ser realizado com extremo cuidado e observando as regras do negócio. De acordo com as necessidades, o sistema será configurado para calcular cobranças recorrentes, conceder descontos ou parcelamentos em determinadas situações, cobrar multas, precificar com base no uso, entre outras especificidades.
Além de garantir a personalização e o cálculo da fatura, o sistema facilita o envio do documento na data programada por SMS, e-mail, WhatsApp e outros sistemas.
Por que utilizar um sistema de geração de faturas?
A tecnologia faz parte da rotina da maioria das empresas e, se utilizada corretamente, potencializa os seus resultados — reduzindo erros, aumentando a produtividade e ampliando as oportunidades de negócio.
De acordo com um estudo da TNS Research, organizações que investem em tecnologia crescem 60% a mais do que as que não investem. Portanto, a automação do setor de faturamento, que é uma área extremamente estratégica, pode trazer inúmeros ganhos para a empresa. Nós vamos falar com mais detalhes sobre os benefícios no próximo tópico, mas já podemos citar:
- redução da inadimplência;
- diminuição de cancelamentos de compra;
- mais eficiência dos colaboradores do setor financeiro;
- melhoria da satisfação dos consumidores.
Quais são os benefícios?
Se você ainda tem dúvidas de que o investimento em um sistema de geração de faturas é um excelente investimento, confira as principais vantagens que o software proporcionar ao seu negócio.
Melhora a eficiência
Criar faturas manualmente por meio de planilha ou mesmo em sistemas inapropriados torna o processo mais trabalhoso e sujeito a erros. O sistema de geração de faturas, que foi desenvolvido exclusivamente para isso, colabora para garantir que cada cliente vai recebê-la com o valor adequado ao serviço ou ao produto comprado e no prazo adequado para realizar o pagamento.
Outra vantagem são as opções para que o consumidor escolha como quer receber o documento, como por Correios, SMS, e-mail ou WhatsApp.
Aumenta o controle de dados
Ao utilizar o sistema de geração de faturas, a empresa passa a ter acesso facilitado ao histórico de pagamentos e a outros dados relevantes para melhorar as suas estratégias de pagamento.
Se a organização observar que o percentual de novos clientes que opta pela fatura digital é baixo, por exemplo, pode investir em ações de marketing para aumentar o número. Da mesma forma, é possível identificar se o cliente inadimplente recebeu o boleto por e-mail e, se for necessário, entrar em contato para fazer um novo envio.
Aumenta a personalização
A personalização é um dos recursos presentes nos melhores sistemas de geração de faturas. Essa característica é importante para melhorar a comunicação com o cliente, mas também serve para garantir a possibilidade de personalização dos critérios de cobrança.
Contribui para a satisfação dos clientes
Em um mercado cada vez mais competitivo, o processo de cobrança e de faturamento ganham ainda mais relevância para atração e fidelização de clientes. Ninguém gosta de receber boletos com valores errados ou de entrar em contato com a empresa todo mês para realizar o pagamento.
O sistema de geração de faturas garante que cada consumidor vai receber a fatura devidamente atualizada, no dia certo e no canal de comunicação que ele escolher. Além disso, a automação permite que os colaboradores tenham mais tempo para se dedicar a outras tarefas que impactam a satisfação dos clientes.
Favorece o armazenamento
Como já falamos, o acesso aos dados das faturas e ao histórico de pagamentos dos clientes são muito importantes para a empresa. Entretanto, fazer esse tipo de armazenamento manualmente ou em um sistema que não foi desenvolvido para isso é algo extremamente difícil.
A empresa que opta pelo sistema de faturamento pode pesquisar por softwares que ofereçam o armazenamento das faturas por vários anos e ainda se certificar sobre a segurança dos dados.
Como contratar um sistema de geração de faturas?
Assim como acontece com qualquer outro investimento tecnológico, é necessário garantir que o sistema de geração de faturas seja robusto, seguro e que atenda às necessidades do negócio. Caso contrário, além da dor de cabeça, o processo de faturamento será prejudicado, e a empresa sofrerá prejuízos.
Para evitar isso, confira algumas dicas de o que observar na hora de escolher o seu software de automação de faturas:
- pesquise sobre a história da empresa;
- verifique a opinião de antigos clientes;
- conheça os cases;
- avalie as principais necessidades do seu negócio e compare com as funcionalidades oferecidas;
- verifique as possibilidades de integração do sistema.
O sistema de geração de faturas é um dos produtos da Imaginedone, empresa de consultoria e desenvolvimento de software que está há mais de 11 anos no mercado.
Em um dos nossos cases de sucesso, desenvolvemos um software sob medida para a Sem Parar e ampliamos em 11905% a agilidade do processamento de faturas da empresa.
Além disso, o sistema permitiu a entrega de documentos customizados de acordo com o tipo de cliente, com uma distribuição econômica e armazenamento adaptado.
Gostou? Acesse o case completo para entender melhor como isso foi possível.