Como a tecnologia pode melhorar a produtividade no local de trabalho?

O avanço da tecnologia vem favorecendo cada vez mais diversas áreas de negócios e seus processos. Isso inclui a execução de tarefas diárias, que requerem eficiência, agilidade e assertividade 

Quando o objetivo é fazer com que os colaboradores de uma empresa se tornem mais produtivos, é importante investir em ferramentas como os softwares de automação, capazes de realizar uma série de atividades de forma simples e intuitiva.

Quer saber mais sobre os recursos e sua importância para as organizações nos dias de hoje? Confira o conteúdo, pois é justamente sobre isso que vamos falar!

O que são os softwares de automação?

Como a tecnologia pode melhorar a produtividade no local de trabalho?, Imaginedone

Os softwares de automação são aplicações que reduzem a necessidade de intervenção humana, podendo ser utilizados de diversas formas e em praticamente todos os segmentos. 

Eles unem diversas tecnologias, como inteligência artificial, machine learning e cloud computing. De modo geral, são desenvolvidos para transformar tarefas repetitivas em ações automatizadas. 

Para ficar mais claro, existem aquelas atividades que não podem ser feitas sem a decisão e participação de humanos (por mais que os recursos tecnológicos ajudem), como a triagem de pacientes em um hospital ou as consultorias realizadas para diferentes setores. 

Por outro lado, há aquelas que não necessitam dessa intervenção humana direta, como o disparo de e-mails, automação de processos e campanhas de marketing, a coleta de dados de clientes, a emissão de faturas, e os processos burocráticos de RH e de gestão, por exemplo. 

Existem diversos tipos de sistemas, como os de gerenciamento de processos de negócios (BPM), ERPs, CRMs, como o da Salesforce, que pode auxiliar na automação de marketing, vendas e outros setores, ou mesmo integrações por meio de Interfaces de Programação de Aplicações (APIs), para automatizar atividades antes manuais.

Quais são os benefícios para as empresas que investem nessa tecnologia?

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Até aqui, você entendeu que os softwares de automação ajudam na automatização de inúmeras atividades. Mas, no final das contas, quais as vantagens de investir nessa tecnologia? Veja alguns benefícios:

Aumento da produtividade

A partir da redução ou eliminação de tarefas repetitivas que tomam tempo, automaticamente os times se tornam mais produtivos, já que concentram seus esforços em outras questões que fazem parte do dia a dia.

Isso, automaticamente, colabora com a satisfação dos colaboradores, que sentem a produtividade aumentar, sem a necessidade de se desgastar excessivamente. Com suas funções executadas pela ferramenta, sobra, inclusive, mais tempo para dedicar-se a outras atividades.

Foco no core business

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Se uma empresa deixa de investir em tecnologias que automatizam os seus processos, alguém deve executá-los manualmente. 

Consequentemente, o core business, ou seja, os procedimentos estratégicos focados no escopo principal do negócio, pode ficar comprometido, desfavorecendo os resultados.

Em contrapartida, ao contar com os softwares de automação, o foco no planejamento e execução de atividades estratégicas aumenta.

Redução de erros

Preenchimento de planilhas, atualização de dados, controle de estoque, gerenciamento da produção e inúmeros outros processos, quando feitos de forma manual, estão passíveis de erros e falhas. Isso pode prejudicar significativamente as operações de um negócio.

Quando essas e outras tarefas são realizadas por softwares de automação, isso deixa de existir, já que os sistemas executarão apenas os padrões para os quais foram configurados.

Diminuição de custos

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Quando mais rápido e com menos necessidade de mão-de-obra as tarefas diárias de uma empresa são concluídas, mais se economiza. 

Afinal, há redução de curtos relacionados com folha de pagamento, por exemplo, ao mesmo tempo que os resultados entregues são otimizados. 

Conheça um case de automação com bons resultados: Sem Parar

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O Sem Parar é uma empresa especializada em serviços de pagamento automático em pedágios, estacionamentos, drive-thrus, postos de abastecimento e outros locais. 

Com um sistema próprio de geração de faturas para os clientes, a empresa demorava em média 10 horas para produzir 700 mil faturas que, depois de serem processadas, ficavam disponíveis para distribuição.

Os principais desafios eram o tempo de processamento e a impossibilidade de personalizar as faturas. Além disso, o armazenamento dos arquivos era limitado a dois meses e não existia uma API de consulta, o que impossibilitava qualquer acesso sistêmico. 

A partir desse cenário, desenvolvemos um sistema que personaliza as faturas e as processa com menos de 1% do tempo usual. Isso, utilizando tecnologias como Heroku, Amazon S3 e Marketing Cloud da Salesforce.

Enquanto o Sem Parar realizava o faturamento de 1.666 faturas por minuto com o sistema anterior, passou para 200 mil a cada 60 segundos. Atualmente, há o processamento de mais de 3 milhões de arquivos mensais.

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A distribuição dos documentos para os clientes do Sem Parar também é feita pelo próprio sistema, que envia as faturas para serem impressas na gráfica, num formato otimizado para que o custo de postagem nos Correios seja reduzido. 

Ou, ainda, os encaminha para os e-mails dos usuários que optaram pela fatura digital e disponibiliza os arquivos para acesso via API.

Este é apenas um exemplo de tudo o que pode ser feito com o auxílio de um software de automação voltado às diferentes necessidades dos negócios.

Se você gostou desse conteúdo, confira o artigo que fala como um CRM pode auxiliar uma empresa além das vendas!

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