Entre as vantagens da integração de sistemas, podemos citar o ganho em eficiência das equipes em uma empresa, independentemente do setor. Por meio dela, a troca de dados se torna mais acertada e ágil, diminui-se o retrabalho, entre outros benefícios relevantes.
Neste artigo, explicamos com detalhes o que é essa integração, por que ela é importante, quais são os problemas de não usar sistemas integrados, de que maneira isso pode ser feito, entre outras coisas. Quer ampliar seus conhecimentos sobre o assunto? Então, continue a leitura e confira a seguir!
O que é integração de sistemas?
É uma forma de conectar ferramentas diferentes e independentes para que funcionem em conjunto. De modo geral, podemos dizer que é uma maneira de fazer as soluções trabalharem como aliadas.
Na prática, o processo é um pouco mais complicado do que parece, visto que envolve arquitetura de informações, inteligência, personalização e até mesmo a adoção de outras tecnologias.
Por isso, é fundamental contar com uma empresa especializada no assunto, pois é isso que traz mais segurança para os processos e evita problemas operacionais como a perda de algumas informações.
Por que ela é importante para a empresa?
É por meio da integração de sistemas que as ferramentas são unificadas, bem como toda a base de dados. Isso contribui para que o trabalho se torne mais eficiente, já que os colaboradores realizam as tarefas com mais agilidade.
Ao mesmo tempo, minimiza-se o tempo total de interrupções que surgem a cada vez que se precisa buscar informações em soluções diferentes. Além disso, a integração ajuda a:
- diminuir a quantidade de erros e retrabalhos;
- aumentar a agilidade na execução dos processos e o controle sobre eles;
- melhorar a sinergia entre os setores.
Quais são os problemas por não utilizar sistemas integrados?
A utilização de diversos subsistemas sem integração traz consequências sérias para os negócios. A seguir, mostramos algumas delas.
Perda de agilidade
A principal causa disso é a necessidade de buscar as informações necessárias para o trabalho em fontes distintas. Isso se agrava quando as ferramentas são utilizadas por departamentos diferentes, uma vez que o acesso pode depender da liberação de outros gestores.
Dificuldade para encontrar informações
Sistemas não integrados dificultam a busca e o acesso por informações, especialmente aquelas que são mais específicas. Dependendo do dado que se busca, é provável que os processos se tornem mais lentos e ineficientes.
Consequentemente, as tomadas de decisões ficam comprometidos, visto que os gestores não têm uma base de dados sólida e confiável.
Alto número de retrabalho
Se os colaboradores precisam lidar com diversas ferramentas diferentes, as chances de surgirem erros aumenta consideravelmente. É aí que aparece a necessidade de retrabalhos e todas as consequências, como:
- desperdícios (de tempo, mão de obra e recursos, por exemplo);
- aumento da ineficiência;
- comprometimento dos resultados;
- aumento dos custos.
Todo o tempo que se leva para realizar o retrabalho e corrigir as falhas representa prejuízos para os negócios.
Quais são as vantagens da integração de sistemas?
Por outro lado, ao investir nessa estratégia, é possível contar com as vantagens, sendo que algumas delas já podem ser percebidas no curto prazo. Confira as principais a seguir.
Redução de custos
A facilidade no acesso às informações, associada à diminuição de ineficiências, contribui para que os custos operacionais diminuam drasticamente — especialmente quando falamos da redução dos retrabalhos.
Além disso, a automação dos processos é fundamental para que o tempo necessário para realizar as tarefas se torne menor. Assim, os recursos (como mão de obra e tempo) são usados com mais eficiência.
Aumento da produtividade
O acesso facilitado aos dados também colabora para que as equipes sejam mais produtivas. Isso é possível porque o encontro dos dados se torna mais rápido e acertado. Dessa forma, o trabalho dos colaboradores fica mais ágil e eficiente.
O benefício fica ainda mais visível quando o retrabalho é reduzido. O tempo que os colaboradores passariam corrigindo erros e ineficiências é aproveitado para executar tarefas importantes e liberar o trabalho necessário.
Visibilidade em tempo real
A integração dos sistemas permite que os dados sejam atualizados em tempo real. Com isso, os relatórios podem ser visualizados com mais precisão, o que é muito benéfico para a rotina, especialmente os processos decisórios.
Essa atualização garante que os colaboradores (desde os mais operacionais até os gestores) tenham acesso a informações atuais constantemente. A partir daí, todo o trabalho e até as decisões se tornam mais precisos e seguros.
Ganho em eficiência
A automação dos processos mantém as informações atualizadas frequentemente. Isso contribui para que:
o acesso e o controle de informações atualizadas fiquem maiores;
- o retrabalho diminua;
- as equipes alcancem uma produtividade maior;
- o tempo necessário para realizar as tarefas reduza.
Tudo isso faz com que os setores se tornem mais eficientes e, como consequência, alcancem resultados cada vez melhores.
Aumento nas vendas
A integração de sistemas contribui para melhorar o resultado em vendas. Isso ocorre pela facilidade ao acessar diferentes dados — sejam dos produtos e serviços, sejam dos próprios clientes.
No primeiro caso, fica mais fácil acompanhar o volume de vendas e fazer uma previsão de demanda acertada. A partir daí, o setor de compras identifica quais produtos têm uma procura maior e ajuda a compor o estoque de uma maneira mais condizente com a realidade do negócio.
Já no caso dos clientes, torna-se possível acompanhar todo o histórico de compras e criar sugestões de produtos com base nas preferências que eles apresentam. O CRM, nesse caso, oferece um excelente suporte para otimizar esse relacionamento.
Formas de integração
Existem três tipos de integração de sistemas. A seguir, explicamos como cada um deles com detalhes.
APIs
API é a sigla para Application Programming Interface — ou Interface de Programação de Aplicativos. Trata-se de uma ferramenta intermediária que é responsável por promover a comunicação entre dois sistemas diferentes mesmo que eles tenham sido desenvolvidos com linguagens distintas.
Então, se a empresa utiliza diferentes softwares que não são compatíveis, as APIs permitem que as trocas de dados sejam feitas de maneira eficaz.
Em resumo, podemos dizer que as APIs funcionam como uma ponte entre às duas fontes. Dessa forma, ela recebe, interpreta e padroniza as informações e as envia para o outro sistema de forma que a linguagem fique compatível.
Troca de dados
Nesse caso, os dados são exportados de uma ferramenta e importados para outra. O ideal é que esse processo seja feito de forma automatizada, já que isso o torna mais eficiente e menos sujeito a erros.
Banco a banco
Ela funciona de forma semelhante à troca de dados. Porém, aqui, a integração ocorre com base em um banco de dados em comum entre às duas ferramentas.
Nesse caso, é necessário utilizar um sistema que será responsável pela captação e modificação deles. Essa é a ferramenta ETL, sigla que quer dizer extração, transformação e carregamento. Ela é a responsável por extrair e trabalhar os dados para convertê-los antes de enviá-los e armazená-los em outro banco.
Quais são os desafios na implementação da integração de sistemas?
Apesar de ser de suma importância, a integração de sistemas passa por alguns desafios, especialmente no processo de implementação. A seguir, listamos os principais deles e explicamos com mais detalhes.
Domínio da linguagem dos softwares
É preciso contar com profissionais que conheçam as linguagens e as lógicas envolvidas nos sistemas que serão integrados. Isso é crucial para que a comunicação entre as ferramentas seja eficaz e segura.
Por isso, deve-se contar com uma equipe de profissionais qualificados que entenda as necessidades da sua empresa e como a tecnologia ajuda a solucioná-las.
Duplicidade de dados
Ao integrar ferramentas individuais, é possível que a organização tenha que lidar com a duplicidade de dados, que pode ocorrer devido à repetição das informações nos sistemas. Então, essa é uma questão que precisa ser observada durante a implementação.
Por isso, é importante fazer um trabalho de saneamento da base de dados. Por meio dele, as equipes verificam quais são as informações registradas em cada sistema e definem ações para corrigir as duplicações.
Períodos de lentidão ou indisponibilidade
Durante a integração, é possível que surjam alguns momentos em que os sistemas fiquem lentos ou mesmo indisponíveis. É aí que, mais uma vez, entra a importância de contar com uma empresa especializada no assunto.
A equipe responsável precisa acompanhar o processo bem de perto e identificar previamente a necessidade de manutenções para minimizar os riscos e solucionar potenciais problemas para as operações.
Integração dos processos
É necessário entender quais são as integrações relevantes para a empresa. Por isso, deve-se dedicar um tempo ao mapeamento dos processos e ao reconhecimento dos fluxos importantes.
Desse modo, as necessidades do negócio são identificadas, as informações e atividades são padronizadas. Além disso, o entendimento sobre quais processos precisam ser contemplados pela integração fica mais simples.
A integração de sistemas é a melhor forma de unificar as ferramentas existentes na empresa e tornar os processos ainda mais eficientes. É por meio delas que as equipes produzirão mais e melhor, uma vez que têm ao alcance todas as informações de que precisam para executar os processos.
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