Algumas mudanças causadas pelo Covid-19 são sem precedentes. Em poucos dias, empresas de todo o mundo tiveram que mudar profundamente suas respectivas formas de trabalho e passaram a operar em home office.
Está certo que a cultura do trabalho remoto é crescente no mundo corporativo, mas nem todos estavam preparados para trocar o escritório por suas casas. Esse tipo de mudança naturalmente já traz uma série de desafios e quando ocorre de forma abrupta, então, torna-se mais difícil.
Dentre consequências possíveis decorrentes da adoção repentina do trabalho remoto, podemos citar falta de comunicação, desalinhamento entre os times e deficiência nas entregas dos resultados. Mas, o que fazer para que corrigir esses problemas?
Recentemente, compartilhamos em nosso blog um artigo sobre pontos importantes para a implementação da cultura do trabalho remoto e nesse artigo abordaremos quatro dicas importantes para quem precisa gerenciar times remotamente. Boa leitura!
Estabeleça uma comunicação adequada
Quando o trabalho remoto está integrado à rotina de uma empresa, o cuidado com a comunicação precisa ser redobrado. Uma vez que a convivência “face a face” entre os membros do time possibilita mais interações — e como consequência, mais diálogo —, o distanciamento físico pode acarretar o contrário.
Uma boa gestão de uma equipe remota deve prezar por uma comunicação adequada e isso vai desde a escolha correta dos canais até a implementação de rotinas que fomentem boas interações entre os times. A seguir, algumas dicas:
Canais oficiais
Padronizar as ferramentas de comunicação evita ruídos na troca de informações. Aqui, na Imaginedone, a nossa principal ferramenta de comunicação interna é o Slack, pois este possibilita que todos os membros do time fiquem acessíveis uns para outros, além de nos permitir organizar as conversas em tópicos, como projetos, times e setores.
Não há um número ideal de ferramentas de comunicação de uma empresa, mas centralizar em poucos canais permite que os membros da equipe saibam exatamente onde e a quem recorrer quando necessário, além de criar um histórico de projetos, decisões e informações.
Rotinas e regras
Partindo do mesmo princípio de padronização, estabelecer algumas regras é um passo importante para que a comunicação entre os colegas flua perfeitamente, mesmo que pareça algo burocrático.
Por exemplo, é possível delimitar que tipo de tópico pode ser discutido em determinado canal ou que tipo de ferramenta faz mais sentido para certo tipo de conversa.
Preze pela organização dos times
Se o controle e a organização de tarefas estão bem definidos, os membros do times saberão o que e quando fazer, independentemente de onde estiverem. Para que isso ocorra, é importante que tudo esteja bem acordado e projetado.
Metodologias de gerenciamento de projetos ajudam na gestão de times remotos, pois os processos e métodos utilizados nessas abordagens sistematizam melhor os objetivos e demandas de uma empresa e permite que todos estejam na mesma página.
Contudo, antes mesmo de pensar ou falar sobre a implementação dessas metodologias — o que naturalmente demanda tempo —, é importante ressaltar que existem práticas e ferramentas que podem ser adotadas mais rapidamente. Conheça algumas:
Reuniões de planejamento
Essa prática é importante para definir objetivos e prioridades e delimitar tarefas técnicas, o que melhora a integração do time, mesmo com os membros distanciados, pois cada funcionário tem um panorama do que deve ser feito nos próximos dias.
Rotinas de acompanhamento
Reuniões de follow-up permitem que tanto gestores quanto os demais membros do time saibam como os processos dentro da empresas estão caminhando. Além disso, essas rotinas ajudam a identificar possíveis melhorias. Ferramentas de videoconferência, como o Hangouts ou o Zoom, facilitam esses processos e ajudam a criar um contexto similar às reuniões presenciais.
Ferramentas de gestão de tarefas, como o Trello
Com uma interface intuitiva por utilizar a organização de atividades com listas e cartões, o Trello é uma das maiores ferramentas de gerenciamento de tarefas do mercado e um forte aliado na organização de equipes, principalmente por possuir diversas integrações e por permitir que outras pessoas do time tenham acesso aos quadros de atividades.
Foque nos resultados e não na ocupação dos times
Como falar de organização e resultados e não falar de produtividade? Afinal, o rendimento de cada pessoa do time está estritamente ligado aos resultados da empresa.
No regime home office, é comum que os gestores se preocupem com a produtividade dos colaboradores, uma vez que as distrações, como TV e redes sociais, podem interferir no rendimento dessas pessoas.
Contudo, essa preocupação pode ser atenuada se os times estiverem alinhados e cientes das suas responsabilidades e prazos. Quanto melhor for esse alinhamento, mais possível se torna a flexibilidade na jornada de trabalho.
O trabalho remoto requer confiança nos colaboradores, além de entendimento de que cada funcionário tem suas necessidades individuais para demonstrar bom desempenho.
Aqui, na Imaginedone, por exemplo, acreditamos que cada pessoa pode contribuir com o time à sua maneira: enquanto um funcionário é mais produtivo começando o trabalho às 8h, outro membro da equipe se sente mais produtivo quando começa o trabalho mais tarde. Por isso, não estabelecemos horário para início de jornada. Para nós, o mais importante são as entregas.
Também vale ressaltar que há estudos que reportam que o trabalho remoto pode influenciar positivamente na produtividade dos colaboradores. Uma pesquisa realizada em 2018 com profissionais remotos nos Estados Unidos constatou que 65% dos entrevistados se consideram mais produtivos trabalhando de casa do que de um local de trabalho tradicional.
As principais razões apontadas por esses profissionais foram:
- menos interrupções de outros colegas;
- diminuição no número de reuniões;
- menos distrações;
- diminuição do estresse com deslocamento.
Falando especificamente da flexibilização do trabalho— que vai além do regime home office e inclui outras variáveis, como diminuição de jornada e horário flexível —, uma pesquisa realizada pela International Workspace Group, em 2018, com mais de 15 mil profissionais de 80 países, incluindo o Brasil, constatou alguns números interessantes sobre o assunto. O gráfico abaixo mostra que 85% dos líderes entrevistados relataram que seus negócios se tornaram mais produtivos após a flexibilização do trabalho:
Mas o trabalho remoto não é um conto de fadas e é natural que muitos profissionais, de fato, encontrem dificuldades para serem produtivos. Uma boa gestão consegue ajudar o time a encontrar caminhos para melhorar o rendimento.
Motivando a produtividade
É importante que o gestor acompanhe o rendimento dos times, mas é necessário cuidado para que não aconteça um controle excessivo e minucioso de tarefas, pois essa prática, além de não ser escalável, compromete o rendimento do próprio líder.
Contudo, há maneiras de incentivar a produtividade dos colegas que estejam tendo dificuldades em trabalhar remotamente. Confira algumas dicas:
- se necessário, compartilhe e incentive o uso de métodos individuais de produtividade e gestão de tempo, como o Pomodoro;
- conheça a sua equipe e ofereça alternativas para solucionar problemas relacionados à produtividade. Por estar em casa, é possível que o funcionário encontre distrações correlatas à vida pessoal;
- ofereça uma estrutura de trabalho que não atrapalhe o rendimento dos times. Boas ferramentas e um bom computador são exemplos de facilitadores para o trabalho home office.
Crie um ambiente que incentive a interação entre as pessoas
Incentivar a interação entre os colaboradores é um passo importante para que a comunicação da empresa flua bem e também contribui para as pessoas não se sintam tão isoladas, principalmente em tempos de distanciamento social.
Se possível, crie um canal de descompressão para que as pessoas da empresa possam interagir e falar de assuntos que não estejam necessariamente relacionadas ao trabalho. Esses canais podem ser no Slack, Telegram ou onde fizer sentido para a empresa.
Em meio a pandemia, muitas empresas que já eram adeptas ao happy hour periódico passaram a realizar o evento virtualmente e, assim, não perderam a cultura de interação entre os membros da equipe.
Embora o assunto home office tenha ganhado holofote nos últimos meses em decorrência do Covid-19, acreditamos que o modelo faça parte de uma transformação do futuro do trabalho e pode ser um aspecto importante da cultura da empresa. Confira, como a cultura home office faz parte da história da Imaginedone.
