Cultura home office: quais os caminhos para que ela funcione?

Home office: provavelmente, essa é uma das palavras que você mais ouviu durante os últimos dias, afinal, a pandemia do Covid-19 tem mudado muitas coisas, principalmente a forma como as pessoas trabalham.

Segundo o Google Trends, o volume de busca pelo termo home office teve um aumento repentino após o mundo entrar em quarentena.

pesquisa por home office durante o corona virus

É compreensível que o assunto tenha virado tendência, uma vez que muitas empresas precisaram adotar esse estilo de trabalho para, assim, manter as suas atividades.

Mas o trabalho remoto, também conhecido como teletrabalho, não é uma novidade e já faz parte da rotina de muitas companhias e profissionais. Como uma empresa que tem esse modelo como elemento da sua cultura, decidimos trazer alguns aprendizados sobre o assunto. Boa leitura!

Trabalho remoto ou home office: pessoas primeiro, de onde estiverem

A princípio, é importante esclarecermos  a diferença entre trabalho remoto e home office. Enquanto o primeiro termo diz respeito à modalidade que permite que o colaborador trabalhe de qualquer espaço (seja de casa ou de um coworking, por exemplo), o segundo é utilizado para o trabalho executado exclusivamente de casa.

Independentemente do termo, a possibilidade de trabalhar de casa pode ir muito além de uma modalidade: é uma cultura ou, pelo menos, pode fazer parte da cultura de uma empresa.

Aqui, na Imaginedone, o trabalho remoto sempre fez parte da nossa rotina e isso permite que tenhamos um time com pessoas de diversas cidades do país:

cultura home office

A liberdade de escolher de onde trabalhar também se aplica às pessoas que moram perto de algum dos nossos escritórios. O importante são nossas pessoas, pois são elas que permitirão que os projetos andem. Por isso, cada membro do time é livre para escolher onde se sentirá mais capacitado para executar o seu melhor trabalho. Ter isso como parte da nossa cultura fez com que fossemos minimamente impactados com a quarentena.

Contudo, para que tudo isso funcione, traga resultados e não seja apenas um discurso é necessário processos e ferramentas que mantêm nosso time engajado. Falaremos com mais detalhes a seguir.

Como a metodologia ágil contribui para a cultura home office

O propósito dos métodos ágeis é propor alternativas ao modelo de gestão de projetos tradicional (waterfall), com entregas mais rápidas, adaptáveis e eficientes. Todo o processo para que isso ocorra pode contribuir para que a cultura home office funcione melhor.

Está certo que o Manifesto Ágil considera a comunicação face a face como a forma mais eficiente a ser estabelecida nos processos, mas, — mediante um contexto digital, onde equipes nem sempre estão juntas — as empresas, principalmente as que mantém o trabalho remoto, precisaram encontrar outras formas de estabelecerem uma comunicação eficiente.

E aqui, vale trazer um fundamento importante da mentalidade ágil:

“Indivíduos e interações são mais importantes do que processos e ferramentas”

O processo de desenvolvimento de um projeto é uma atividade humana. Por isso, acreditamos que cada pessoa pode contribuir com o time da sua maneira: enquanto um funcionário é mais produtivo começando o trabalho às 8h, outro membro da equipe se sente mais produtivo quando começa o trabalho mais tarde, e, para nós, isso pode acontecer de qualquer lugar.

Nesse sentido, a cultura ágil da Imaginedone tem permitido que o trabalho remoto funcione bem. Métodos ágeis, como o Scrum, nos permitem que cada integrante do time entenda suas tarefas, prazos e responsabilidades. Assim, todos acabam tendo seus papéis e atividades bem definidos. Alguns rituais desse framework, que são praticados na Imaginedone, também se tornam facilitadores da cultura home office. Confira alguns deles:

Daily meetings: o Scrum propõe que a comunicação entre os times seja constante. Com reuniões diárias, é possível que todos os membros de um projeto tenham um overview do que será trabalhado na empresa naquele dia. Com ferramentas de videoconferência, como o Hangouts ou o Zoom, cada um pode participar de onde estiver, desde que tenha acesso à internet.

Sprint Retrospective: outro ritual do Scrum e que acaba contribuindo para que a cultura home office flua perfeitamente é a retrospectiva. Uma reunião periódica, que tem como objetivo reunir membros do time para uma conversa que tratará sobre o andamento do projeto, de forma franca e transparente.

Aqui, na Imaginedone, essa reunião é adaptada para que todos da empresa participem. É nessa conversa, que temos a oportunidade de identificar os pontos de melhoria, incluindo os que podem decorrer dos desafios de se ter um time remoto.

Planning: as reuniões de planejamento são importantes para definir objetivos e prioridades e delimitar tarefas técnicas. Esse tipo de ritual contribui para a cultura do trabalho remoto, pois cada integrante do time tem um panorama do que será entregue até o próximo Sprint.

Outros métodos ágeis também são bem-vindos e funcionam por aqui. O Kanban, metodologia que objetiva otimizar e tornar claras todas as etapas e tarefas de um projeto, por exemplo, é um método que algumas pessoas do time utilizam para o gerenciamento individual de suas atividades.

Nesse caso, o Trello, uma das maiores ferramentas de gerenciamento de tarefas do mercado, é um forte aliado, principalmente por possuir diversas integrações e permitir que outras pessoas do time tenham acesso aos quadros de tarefas.

Como um bom processo de comunicação contribui para a cultura home office

A boa comunicação é crucial para que todos do time estejam na mesma página. Por aqui, é essencial que as pessoas ajudem e sejam ajudadas, conversem sobre projetos e outros assuntos que façam sentido para nós.

Uma boa ferramenta de comunicação faz toda a diferença. O importante é que ela consiga abranger os times e que ajudem a evitar ruídos entre as equipes. Aqui, na Imaginedone, usamos o Slack. Por isso, achamos importante falar rapidamente sobre ele.

Slack

Disponível na versão web ou como aplicação para computadores e smartphones, consideramos o Slack a opção que melhor nos atende como empresa. Com essa ferramenta, é possível:

  • que todos os membros do time estejam acessíveis uns para outros;
  • saber quem está ou não está disponível em determinado momento;
  • criar canais destinados a assuntos específicos: que vão desde projetos de clientes a um canal off topic que incentiva os membros do time a praticarem o inglês;
  • centralizar a nossa comunicação em um só local, o que permite a diminuição de ruídos de comunicação;
  • integrar a comunicação com outras ferramentas de trabalho, como GitHub, Trello e Google Drive;
  • criar um histórico de projetos, decisões e informações.

Pontos de apoio

Embora uma boa ferramenta como o Slack facilite todo processo de comunicação, sabemos que estamos falando apenas de um meio. O mais importante é o cuidado que temos para que nossos diálogos ocorram de forma clara e sem ruídos, mesmo que para isso precisemos utilizar outros canais.

Como a mensagem de texto nem sempre é o caminho mais indicado para uma conversa, as ligações ou chamadas em vídeo também são importantes para nós, seja em reuniões periódicas ou para esclarecer uma dúvida.

Como uma boa infraestrutura contribui para o trabalho remoto

Para que times trabalhem bem remotamente, é necessária uma boa infraestrutura. Não estamos falando necessariamente de ferramentas de alto investimento, já que é possível encontrar algumas delas de forma gratuita.

O mais importante é que a empresa consiga criar um contexto propício para o trabalho. Aqui na Imaginedone, trabalhamos para que todos os membros do time:

  • recebam um bom computador;
  • tenham acesso e se adaptem às ferramentas necessárias para trabalhar e se comunicar com todos do time.

Vale ressaltar que escolha acertada das ferramentas também contribuirão para que os times tenham boas condições de trabalho, de onde estiverem. Confira algumas ferramentas que nos auxiliam nisso:

Nuvem

Não nos estenderemos aqui falando sobre os benefícios das ferramentas de cloud computing, mas elas, sem dúvida, são importantes para uma cultura remota. Ferramentas como o Google Drive ou Salesforce podem ser acessados de qualquer lugar.

Redmine

O Redmine é um gerenciador de projetos open source que permite que todas as nossas demandas sejam organizadas, documentadas e planejadas, da maneira mais colaborativa possível: online.

Além disso, trata-se de uma ferramenta que oferece flexibilidade, permitindo ajustes que se adequem às necessidades do projeto ou à metodologia ágil utilizada.

Hangouts do Google

Como já dissemos, sabemos que nem tudo pode ser resumido a um e-mail ou mensagem de texto. Por isso, temos diversas salas de reunião do Google, para que os times consigam conversar quando necessário.

Cultura remota vs relacionamento com os clientes

Uma empresa que possui cultura home office nem sempre terá clientes que vivem a mesma rotina. O importante é se adaptar à realidade que funcione para ambos os lados. Por aqui, sempre que necessário, estamos preparados para realizar reuniões presenciais com os nossos clientes.

O mesmo princípio de adaptação se estende a outros campos: internamente, usamos o Slack como ferramenta de comunicação, mas nos ajustamos aos meios de comunicação, do e-mail ao WhatsApp, de cada empresa com que trabalhamos.

A cultura do trabalho remoto ou, especificamente, do home office é para todos?

Embora a pandemia do Covid-19 tenha forçado muitas empresas a tornar as suas operações remotas, entendemos que, em condições normais, optar por implementar o teletrabalho trata-se de uma decisão estratégica que varia de negócio para negócio. Além disso, nem todas as empresas e profissionais podem ou precisam ter o home office como elemento mandatário da sua rotina.

Este conteúdo é uma iniciativa para ajudar as empresas que, repentinamente, precisaram implementar o home office, mas, também, um convite para pensar em uma cultura que tem crescido mundialmente.

Uma pesquisa realizada pela International Workspace Group, em 2018, com mais de 15 mil profissionais de 80 países (incluindo o Brasil), levantou alguns dados que confirmam a consolidação da flexibilização dos espaços de trabalho. O gráfico abaixo, mostra a porcentagem de empresas globais que utilizam essas políticas flexíveis para atrair e reter talentos. Essa flexibilidade inclui o trabalho remoto como alternativa aos colaboradores, mesmo que de forma pontual:

Como as empresas estão aderindo trabalho remoto
Porcentagem de empresas globais que usam políticas flexíveis de espaço de trabalho para atrair e reter os melhores talentos | Design by Merchant Savvy | Fonte: International Workspace Group

A mesma pesquisa também revelou que a liberdade de escolha pelo local de trabalho influencia a tomada de decisões desses profissionais em detrimento a outros benefícios:

o que fazem as pessoas optarem pelo home office?
Importância do local de trabalho | Fonte: International Workspace Group

Um estudo realizado pela Global Workspace Analytics, realizado em 2019, apontou que o número de trabalhadores não-autônomos remotos cresceu 140% desde 2005, um aumento médio de cerca de 10% ao ano.

O futuro do pós coronavírus ainda é incerto, mas algumas pesquisas apontam para uma nova realidade do futuro do trabalho, na qual algumas empresas ou departamento adotarão o trabalho remoto, de forma permanente, após a pandemia.

Uma pesquisa feita pela Gartner, no dia 30 de março de 2020, aponta que 74% dos CFO’s e líderes entrevistados consideram transferir pelo menos 5% de seus funcionários para jornadas de teletrabalho.

Esperamos que esse conteúdo tenha sido útil e que ajude a entender o melhor caminho para a implementação da cultura de trabalho remoto.

 

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