O que é ERP: aprenda sobre e saiba quando a ferramenta é a melhor opção

Muitas pessoas da área comercial perguntam: “O que é ERP”? A ferramenta Enterprise Resource Planning, em português Sistemas Integrados de Gestão Empresarial, ou ERP, é a solução usada por empresas como Correios e a tradicional BMW para sincronizar informações, unificar setores e assim melhorar o processo interno e a produtividade.

Esse sistema é a solução dos problemas de negócios que sofrem com falhas de comunicação entre os setores e perda de dados fundamentais. Uma pesquisa feita pelo Portal ERP apontou que 92,43% dos gestores que implementaram um ERP em seus processos estão satisfeitos com a escolha total ou parcialmente.

Neste artigo, você vai aprender o que é ERP na prática, quais são as vantagens e os desafios de implementar essa ferramenta na sua empresa e o que levar em consideração na hora de fazer a escolha para aprimorar a sua gestão. Boa leitura!

O que é ERP?

Um ERP é a ferramenta que integra todos os sistemas de uma empresa para facilitar a gestão de dados e acabar de vez com as falhas de comunicação entre os setores.

Com um Sistema Integrado de Gestão Empresarial, você conecta as informações do setor de estoque diretamente ao financeiro e tem controle total sobre as mercadorias.

Assim, os seus vendedores externos sabem o que tem para vender sem precisar entrar em contato com a área comercial, o que aumenta a produtividade.

Outra possibilidade é integrar a venda efetuada no e-commerce ao pedido de separação no estoque e, depois, ao setor responsável pela distribuição e envio. Isso garante ao gestor um controle de todos os dados da companhia, o que permite analisá-los e encontrar formas de inovar e dinamizar os processos — afinal, como diz o ditado popular, “informação é poder”.

A PUC-SP divulgou um artigo no qual entrevista alguns funcionários da empresa de tratores John Deere BR após a implantação de um ERP. Uma das entrevistadas, Naiara Luise, que trabalha lá há 5 anos, documentou que enxerga o sistema como “complexo, porém bem completo” e que a ferramenta “passa informações confiáveis nas quais podemos embasar nossas decisões”.

Como o ERP funciona?

O objetivo dessa ferramenta é dar uma visão geral sobre os processos. Porém, não faz sentido que o Marketing tenha acesso livre e desimpedido aos dados do RH. Segundo o Portal ERP, a ferramenta é modular e proporciona duas visões do processo:

  • visão departamental ou visão geral;
  • visão por segmento.

Somente os gestores habilitados têm acesso à visão departamental, que mostra em uma tela o workflow completo, do estoque ao financeiro, do setor jurídico ao RH. Já a visão por segmento significa que os funcionários terão acesso apenas a informações relacionadas ao seu trabalho e setor.

Assim, os gerentes de cada segmento veem com fluidez suas demandas e execuções, encontrando falhas e buscando formas de superá-las, enquanto os responsáveis pelo controle total visualizam todos os departamentos e observam a engrenagem funcionando.

Dessa forma, todos os setores internos da empresa são beneficiados com a implantação do sistema. Além disso, cada gerente terá nas mãos os dados necessários para ter insights e levar a produtividade da área para outro patamar.

Não é de hoje que formas de otimizar e integrar uma empresa são uma necessidade. Desde os anos 50, existem sistemas que planejavam melhorar processos que eram manuais. Os sistemas da época, porém, eram caros e não funcionavam em comparação a todo o controle que é obtido com a tecnologia que temos hoje.

A tecnologia tomou o lugar da manufatura em 1970 e, assim, a necessidade de ter um sistema integrado para simplificar a gestão ficou ainda maior.

O ERP como conhecemos hoje começou a dar as caras em 1980. Embora não se saiba em que momento o nome se tornou oficial, nos anos 90 o sistema ERP já tinha suas semelhanças com o que conhecemos atualmente.

Quais as vantagens do uso de ERP?

As vantagens dessa ferramenta multifacetada não estão no processo em si, mas na diferença que a integração de dados traz para o dia a dia da empresa. Com os dados em mãos, os gestores ganham inúmeras vantagens, e a seguir estão algumas.

Amplo monitoramento dos processos

Com diversos setores para capitanear, é difícil enxergar cada detalhe. A visão departamental de um ERP vai mostrar em uma tela tudo o que a empresa está produzindo, o que reduz erros operacionais e evidencia prejuízos e implementações que precisam ser feitas.

Sabe aquela ferramenta que o Recursos Humanos solicitou, você encaixou no custo e, no fim das contas, não foi útil como eles imaginavam, mas continua sendo paga pela empresa? O ERP vai facilitar o diagnóstico desse tipo de situação, bem como a resolução.

Visão ampla sobre as equipes

A regra é clara: contra fatos não há argumentos. Às vezes, o problema está claro, mas, no dia a dia, passa despercebido. Sem acesso aos números e com o trabalho atrasado, o pensamento de que são precisos mais profissionais na equipe é a primeira opção na cabeça.

Realmente, pode ser a hora de contratar alguém, mas também pode ser que alguns funcionários não estejam cumprindo sua função e produzindo menos que o restante da equipe.

Com o uso do ERP, os líderes de cada setor vão enxergar com clareza o que cada funcionário produz. A partir dessas informações, os gestores saberão se é realmente necessário contratar um novo profissional ou se é preciso fazer um alinhamento com a equipe.

Processos automatizados e mais organizados

Nada atrasa mais a rotina de um negócio do que caçar documentos sobre os setores. E se o responsável pela planilha estiver almoçando ou de férias? Só quem já passou por isso sabe como é ruim mexer no computador do colega e se sentir completamente perdido.

Fora quando um funcionário vai embora da empresa e leva informações importantes porque ninguém compreende o modelo de organização dele e não encontra de jeito nenhum os seus antigos trabalhos.

A automatização que o ERP traz é essencial para acabar com esses obstáculos ao padronizar e descentralizar as informações.

Atualização fidedigna de dados

Para os dados serem analisados e compartilhados, eles precisam ser reais. E o sistema ERP traz para toda equipe a urgência de manter os dados atualizados para que toda a engrenagem continue girando.

Com a ferramenta, o responsável pelo setor controla a qualidade do que está subindo no sistema e evita problemas futuros.

Quais os benefícios do ERP para uma empresa?

Cada negócio encontrará diferentes benefícios no uso da ferramenta. Contudo, alguns são gerais, como:

  • gestão de tempo;
  • gestão de produtividade dos funcionários;
  • fim de planilhas desatualizadas;
  • melhoria da comunicação entre os setores;
  • fim das informações paralelas;
  • dados para tomada de decisão.

Os Correios encontraram no ERP um facilitador para comunicação com os e-commerces. A implantação proporciona às lojas virtuais a possibilidade de gerar PLP, código de rastreio e impressão de etiquetas rapidamente. Os dados são da Tiny Erp.

Quais são os desafios no uso do ERP?

Como toda novidade, a implantação de um ERP tem seus desafios. Confira os principais na sequência.

Engajamento da equipe

Um estudo sobre a Implantação de Sistemas ERP destaca que a influência dos fatores humanos é o maior desafio. Além da complexidade tecnológica que envolve a implementação de qualquer sistema, a receptividade dos funcionários é essencial para o sucesso de qualquer outra inovação.

Cultura da atualização

Ainda sobre os fatores humanos, os funcionários que não entendem o problema não verão importância na proposta da solução. Cada membro da equipe precisa enxergar que é parte da engrenagem e que, sem ele, a utilidade da ferramenta inexiste.

Por isso, desenvolva na equipe a cultura de atualizar e subir os dados adequadamente. A aceitação total leva tempo e o desafio exige paciência.

Treinamento constante

Dúvidas sobre determinadas funcionalidades existirão, e é provável que você escute a pergunta “o que é ERP?” a cada novo funcionário do time. Os treinamentos serão exaustivos no começo, e será necessário algum tempo para todos se familiarizarem com a proposta.

Como cada funcionário tem um nível de conhecimento tecnológico, serão necessárias disposição e insistência para que a equipe toda esteja no mesmo patamar. Destacamos também a importância de que o gestor de cada equipe conheça a fundo a ferramenta escolhida e seja um exemplo para a equipe.

Como escolher um ERP?

Você conheceu as vantagens de contar com um ERP e os desafios de implementação da ferramenta. Agora, veja o que é importante avaliar na hora de escolher qual serviço contratar.

Entenda sua necessidade

Se você chegou até essa seção do artigo, provavelmente o ERP é a solução que sua empresa precisa. Avaliar sua necessidade significa alinhar suas expectativas com o que a ferramenta de fato tem para oferecer — no caso, controle e dados.

As decisões tomadas dependem diretamente da capacidade analítica da sua equipe. Por isso, pense sobre o que você precisa e se essa é realmente a opção adequada.

Define quem terá acesso ao sistema

Você pode dar acesso somente aos profissionais de controle e gestão, como para gerentes de cada setor ou, dependendo da sua necessidade, membros estratégicos da sua equipe também terão esse poder nas mãos.

Essa decisão reflete diretamente nos custos que o serviço terá. Quanto mais logins, mais altos serão os valores. Pense que o objetivo é resolver problemas e não dividir os times.

Avalie o suporte na implantação

Sua empresa pode até contar com um time de TI, mas convenhamos que não são todos os dias que se contrata um serviço desse porte.

Pesquise por uma empresa que preste o melhor e mais rápido suporte nesse momento. Na hora da contratação talvez não faça diferença, mas o arrependimento de não pensar nisso custará caro.

Atente-se ao custo-benefício

Pense que essa ferramenta talvez seja o investimento mais importante que você fará em prol de melhorar seu processo interno. Isso não significa que você deve escolher a opção mais custosa, mas economizar também não deve ser a prioridade.

Lembra do que você leu acima sobre entender suas necessidades? Converse com o time de vendas da ferramenta e exponha sua opinião e expectativas para compreender se realmente vai utilizar todas as funcionalidades que o plano desejado oferece. Busque por cases de sucesso, conheça as empresas que já utilizam o serviço e escolha com carinho.

6 exemplos de ERP

Depois de entender o que é ERP e como ele funciona, separamos uma lista com as seis melhores ferramentas do mercado:

1. Nomus

Essa ferramenta é focada na gestão de pequenas e médias empresas. Ele é produzido por engenheiros de produção, o que o faz capaz de atender os complexos processos de produção das indústrias brasileiras.

2.TOTVS

Esta é uma ferramenta nacional e sua proposta é crescer junto com a empresa, fornecendo o serviço a negócios de diferentes tamanhos e nichos. Entre suas funcionalidades, vemos o controle fiscal e financeiro, análise e estimativa de ROI (Retorno Sobre o Investimento) e gestão de todas as atividades administrativas.

3. Oracle

O nome da ferramenta de ERP da Oracle é Cloud ERP e como o nome diz, ela é baseada em nuvem, o que proporciona opções de gerenciamento maiores, além de oferecer segurança, velocidade e continuidade para empresas de todos os portes.

4. SAP

A opção alemã trabalha com inovações constantes, promete agilizar a resolução de problemas nos processos de compras, produção, serviços, finanças, vendas e RH.

5. Senior

Criado para potencializar a gestão da sua empresa, o Senior te dá mais controle e produtividade na execução de processos, mais visibilidade nas operações e o uso da inteligência artificial a favor dos resultados.

6. Core ERP

Essa ferramenta internacional promete ter um preço compatível com a realidade do negócio, e funciona para empresas de diversos tamanhos.

Agora você sabe o que é ERP e as maravilhas que ele gera em uma empresa. Seguindo todas as dicas deste artigo, você vai acertar na escolha e melhorar os resultados do seu negócio.

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