Muitos negócios demandam soluções exclusivas que sejam capazes de resolver problemas específicos. Os softwares prontos para uso muitas vezes não dão conta de todos os requisitos. Nesse sentido, um sistema personalizado é a solução ideal, pois é desenvolvido pensando especificamente nas necessidades de um negócio.
Neste artigo, vamos entender melhor o que são sistemas customizados, como funcionam e quais são as vantagens que oferecem. Confira!
O que são sistemas customizados?
Como o nome sugere, são aqueles desenvolvidos ou adaptados para atender a necessidades específicas da empresa. Nesse sentido, diferem dos chamados “softwares de prateleira”, que são aqueles já prontos para serem instalados. Embora essa segunda opção seja um caminho mais rápido e menos custoso para diversas empresas, muitas companhias precisam da flexibilidade de um sistema sob medida.
Quais são as principais diferenças entre um sistema pronto e um customizado?
Como são feitos para atender às necessidades especificas da empresa, sendo muitos delas relacionadas à estratégia de negócios, sistemas customizados podem ser de fato uma ferramenta que ajuda um negócio a entregar um produto de valor e diferenciado.
Ainda pensando em benefícios, mas falando agora de softwares prontos, a principal vantagem desse tipo de solução está no fato de que esses sistemas podem resolver rapidamente problemas comuns a determinadas áreas, nichos ou mercados. Hoje em dia, por exemplo, é comum ver softwares prontos pensados para atenderem demandas comuns de RH, contabilidade, supermercados, clínicas médicas e diversas outras opções.
Uma consequência dessa característica, que pode ser considerada uma desvantagem para muitas empresas, é que por ser pensado para uma determinada área ou setor, muitas vezes a usabilidade do software pronto pode ser comprometida, já que sua construção é feita para atender problemas mais comuns a um nicho e não especificamente às demandas e necessidades dos usuários de uma empresa em específico.
Além disso, caso haja a necessidade de muitas customizações, o custo para deixá-lo adequado às necessidades da sua empresa pode ser alto ou talvez nem seja possível adicionar todas as funcionalidades que se deseja.
Quais as principais vantagens de um software sob medida?
Aqui, vale a pena retomarmos o que mencionamos no começo deste artigo: quem tem os processos mais eficientes ganha uma vantagem competitiva. Isso vale tanto para processos internos, que não são perceptíveis para o cliente final, mas proporcionam mais eficiência ao negócio, quanto àqueles que geram um benefício direto para o consumidor.
Já indicamos alguns dos benefícios que um sistema customizado proporcionam para o negócio. Saiba um pouco mais sobre eles na sequência.
Adaptação às especificidades de negócio
Com o desenvolvimento tecnológico, existem muitas empresas atualmente que oferecem serviços que não existiam há alguns anos simplesmente porque não era viável oferecê-los. Fazemos uso deles o tempo todo no nosso dia a dia. Basta pensar nos aplicativos de transporte ou de delivery de restaurantes, os quais se expandiram e hoje oferecem muitas outras opções.
Nem sempre é possível encontrar um sistema pronto no mercado que atenda a determinadas necessidades da companhia e que ofereça uma boa experiência do usuário. Nesse sentido, quando bem desenvolvido, um software sob medida pode ser um caminho mais eficiente.
O jeito mais fácil de explicar isso é por meio de exemplos reais. É o caso da solução que a Imaginedone desenvolveu para a Supergasbras, uma das maiores distribuidoras de gás LP do Brasil. Temos grande orgulho em ser a empresa responsável pelos projetos da área de inovação da companhia.
Um dos nossos desafios era desenvolver um sistema que fosse capaz de permitir que o usuário pudesse pedir gás de forma simples e que redirecionasse os pedidos para as revendas mais próximas.
A Supergasbras buscava aprimorar dois pontos da sua operação. O primeiro deles era melhorar a experiência de compra do cliente, assegurando agilidade na entrega do produto. O segundo ponto era a necessidade de criar uma estrutura que permitisse que as bases de distribuição e os revendedores, que estão espalhados por todo o país, atendessem aos milhares de clientes da marca.
A solução proposta pela Imaginedone envolvia o desenvolvimento de três aplicações integradas entre si. Em primeiro lugar, foi desenvolvido um aplicativo voltado para o cliente final. Com ele, qualquer pessoa que esteja localizada na área de cobertura operacional da empresa pode pedir o gás de cozinha com apenas alguns cliques, seja pelo aplicativo, botão IoT, Google Assistant, bots do Facebook Messenger ou WhatsApp.
Para atender aos diversos parceiros distribuídos pelo país e garantir que cada cliente fosse direcionado para o revendedor certo, foi desenvolvido também um sistema de revenda. Por ser uma aplicação on-line, ela dispensa qualquer tipo de instalação. Além disso, é integrada a um sistema de gestão de território que garante a distribuição estratégica dos revendedores, respeitando a área de atuação de cada um deles.
Foi feita também uma Central Administrativa que permite gerenciar toda a distribuição logística da empresa, garantindo a qualidade do atendimento ao cliente. Ela também gera dados e estatísticas úteis para identificar eventuais gargalos e oportunidades de melhorias.
Arquitetura sistema sob medida Supergasbras
Nenhum sistema pronto seria capaz de atender a todos os objetivos de negócio da Supergasbras, por isso esse tipo de solução se destaca, uma vez que ela é capaz de atender às demandas e estratégias de cada negócio.
Escalabilidade do negócio
Um dos pontos em relação aos sistemas customizados é que, com a tecnologia correta, eles podem ser escaláveis. Como foram desenvolvidos pensando especialmente nas necessidades da empresa, é possível deixá-los preparados para o crescimento do negócio.
Para entender melhor, vamos usar um exemplo real de uma companhia bastante conhecida, a Sem Parar. Ela é pioneira e líder no mercado de pagamento automático de pedágios, estacionamentos, abastecimento e drive-thrus no Brasil, criando soluções de pagamento e deslocamento. Dessa forma, fornece comodidade e economia de tempo aos seus clientes.
A Sem Parar precisava resolver uma questão específica, que era gerar um grande número de faturas personalizadas e com uma velocidade maior. Com o sistema que usava, levava 10 horas para gerar 700 mil faturas. Depois de processados, eles ficavam disponíveis para serem enviados por e-mail ou encaminhados para a gráfica.
No entanto, a tecnologia que usavam não permitia que as informações fossem personalizadas. Além disso, o sistema só armazenava os arquivos por dois meses, o que tornava impossível acessá-los após esse prazo.
Então, a Sem Parar contratou a Imaginedone a fim de criar um sistema customizado que permitisse a personalização das faturas. A solução desenvolvida não apenas resolveu essa questão, mas aumentou muito a velocidade de processamento.
Isso foi possível graças à integração com players de ponta e à escolha correta da tecnologia. Enquanto o programa anterior processava cerca 1.100 faturas por minuto, o novo software personalizado construído pela Imaginedone foi capaz de processar, inicialmente, mais de 200 mil contas nesse mesmo período. Além disso, o sistema personaliza, envia e disponibiza via API todas as faturas produzidas.
Atualmente, a solução processa mais de 3 milhões de faturas por mês e ainda apresenta uma vantagem adicional: não há limite para essa capacidade. Assim, o sistema nunca será um entrave para o crescimento da base de clientes da empresa.
Por fim, o novo sistema permite ainda que esses documentos sejam distribuídos de forma simples e rápida, uma vez que ele mesmo encaminha os documentos para a gráfica ou para os e-mails dos clientes.
Arquitetura sistema customizado Sem Parar
Otimização dos processos
Ganhar eficiência nos processos é um dos principais benefícios que a adoção de um sistema customizado proporciona. Com isso, obtém-se um nível máximo de automação, o que reduz muito o trabalho manual e libera a equipe para uma atuação mais estratégica e voltada à geração de resultados.
Além disso, há uma minimização das chances de erros, o que, por sua vez, reduz a necessidade de retrabalhos. Menos erros também significa clientes mais satisfeitos, colaborando também para a fidelização e a retenção. Por fim, o sistema customizado acaba com redundâncias e sobreposições, o que traz ainda mais ganhos de eficiência.
Integração facilitada
Outra vantagem de softwares desenvolvidos sob medida é que esse tipo de solução pode facilitar o uso da integração de sistemas. É por meio desse processo que as principais ferramentas de uma empresa são unificadas, o que possibilita que as áreas conversem entre si, troquem informações, se tornem mais produtivas, tenham uma rotina mais ágil e com menos chances de erros.
Softwares prontos podem oferecer opções de integração, mas a tendência é que haja maior limitação nesse tipo de processo. Quando a empresa é dona do código do seu próprio sistema, fica mais fácil fazer as integrações necessárias.
Aqui vale ressaltar a importância das APIs, uma vez que são elementos que permitem integrar diferentes sistemas sem ter que jogar fora o que já foi construído e permitindo que os processos fluam sem degraus. Quando bem utilizadas, as APIs podem deixar processos de integração mais rápidos e seguros, uma vez que permite que as empresas transmitam um conjunto de informações específicas e selecionadas ou delimitem o tipo ou quantidade de dados que uma plataforma vai receber.
Além disso, o uso facilitado da integração de sistemas permite dar agilidade ao projeto. Muitas vezes, não é necessário reinventar a roda para que alguma ideia funcione, basta apenas integrar corretamente ao sistema ideal e o projeto poderá funcionar perfeitamente.
Voltando ao exemplo da Supergasbras: com a ajuda da integração de sistemas, conseguimos construir uma solução que atende aos objetivos de negócio da empresa.
Vale também usarmos como exemplo, a solução criada para a IPontual, uma empresa que ajuda empregadores domésticos a controlarem o registro de ponto de seus funcionários, formalizando a relação de trabalho de acordo com as exigências da legislação trabalhista.
A Imaginedone criou uma solução que permitia que o controle de ponto — até então feito em papel ou eletronicamente — se tornasse acessível para o contratante doméstico. Além de registrar horários de entrada e saída dos funcionários, o sistema também produz relatórios que permitem controlar e gerenciar a rotina do colaborador.
Um dos principais fatores de sucesso da solução desenvolvida é a facilidade que oferece tanto para o empregador quanto para o empregado, uma vez que a marcação de ponto pode ser feita tanto por SMS quanto por chamada de voz ou acesso web. Assim, além da aplicação web, foram utilizadas APIs para integrar o sistema aos programas de PABX e disparo de SMS, que já existiam, bastava a integração adequada.
Melhoria contínua
Outra vantagem do uso de sistemas customizados é a possibilidade de melhoria contínua que ocorre por meio do processo de sustentação e que permite que o software passe constantemente por evoluções e adaptações. É esse processo que permite a adaptação do sistema aos objetivos do negócio e caso haja a necessidade de qualquer mudança urgente isso pode acontecer de uma forma mais rápida e flexível em comparação aos softwares prontos.
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